信息资源管理过程信息资源管理过程的过程

信息资源的组织与过程管理

4.2.1信息资源的开发和利用

信息资源管理过程信息资源管理过程的过程

信息资源的开发是为了更有效地利用信息资源，也就是说，开发是利用的前提，而利用则是开发的终目的。所谓信息资源的开发是指为了更好地利用现有信息资源而开展的一系列活动。从广义上说，信息资源开发包括信息本体开发、信息技术研究、信息系统建设、信息设备制造，以及信息机构建立、信息规则设定、信息环境维护、信息人员培养等活动。信息资源的开发过程包括信息源分析、信息的采集、整序、存储、加工、研究及增值信息产品的开发等信息活动。

4.2.1.1信息源分析

信息源就是信息的来源。对信息源进行分析是信息资源开发和利用的重要步骤，其目的在于指导信息搜集，明确信息的搜集方向，使得信息的采集更为高效和准确。

4.2.1.2信息采集和转换

信息采集就是通过各种途径对相关信息进行搜索、归纳、整理并终形成所需有效信息的过程。目前由于各种条件的局限性，以及网络技术的发达、便捷，我们进行信息采集的主要途径来自于网络，主要工具就是计算机。有效信息就是对我们切实有用的信息，不是随便一条信息对我们都是有用的。信息采集的目的在于获取能满足组织用户需求的信息，达到和满足用户的目的。由于信息来源不同，获取手段也会存在异，其方法多种多样。下面介绍一些常用的信息采集方法：

（1）积累。对于个人和组织而言，这是获取内部信息的主要方式。积累是依靠长时间的关注和收集相关信息，达到信息量增加，提高个人和组织技能和水平的目的。

（2）购买。购买是指通过有偿的方式直接获取信息资源，如购买专业技术资料，订购相关的期刊、报纸，是组织获取外部信息的主要方法之一。

（3）面谈。由于隐性知识，如经验、技巧等保存在人的头脑中，因而，与信息资源的拥有者进行的面谈和彼此沟通来获取此类信息资源。然而，面谈的效果在很大程度上取决于面谈的方法和技巧，因此进行相关的沟通技能培训，才能有效、及时获取有用的、真实的信息。

（4）观察。观察是获得手资料以及微观信息资源的主要方式之一，如为了获得企业员工的工作积极性、企业文化，则需要深入到基层和线，通过观察员工，了解员工的情况。

（5）参加社交活动。社交活动可以称为非正式的信息“发布会”。由于社交活动的形式多样，参加人员的身份、职业等情况也多种多样，因此获得信息也较为广泛。但由于社交活动的信息相当庞杂，因此所获得的信息可能是无效的，甚至有可能是具有误导性的，因此必须加以甄别和筛选。

（6）参加本行业的正式会议。行业的正式会议相对于社交活动而言，其所获取的信息比较可靠。行业正式会议的形式也较多样，如产品展销会、信息发布会、交易会、博览会、广交会、世博会等。参加这些会议，要求具备较强的沟通、交流、观察、表达等人际交往能力。

（7）联机检索。联机检索是指用户借助通讯线路，通过终端设备同检索系统联机所进行的文献与数据检索。这种计算机系统一般设有较多的数据库，而一个数据库可以包括几十万、几百万条文献的书目款目或科技数据。每检索一个课题只需数十秒钟，检索到的题录、文摘或数据还可立即在终端上显示和打印出来。联机检索的实现，对于图书馆传统的收集、查找与提供资料的方式来说，是一次革命。世界上已投入运行的联机情报系统很多，上较大的检索系统有100多个，数据库有3000多个。

（8）联网。联网是指组织内部为了达到共享信息和提高效率的目的，而将组织内部计算机进行互联。由于组织提高管理水平的需求，以及计算机在组织管理中应用的不断深入，单个部门各自处理事务的能力已无法满足管理的需求。因而，人们利用网络技术将分布在组织内不同部门的计算机连接起来，初仅限于一幢办公楼或一个工厂内部，后来，由于组织规模的不断扩大，其办公地点可能分布在同一城市不同的地方，甚至不同的城市或。例如，世界的零售商沃尔玛早开始通过卫星将分布在全世界 5000多个商场和物流中心的计算机联网。

虽然，信息获取方法和手段很多，但每一方法和手段都不同程度地受到场合和环境的制约，也有各自的优缺点。因此应结合组织自身的条件，并根据信息源的类型采用适当的方法获取信息。

4.2.1.3信息资源的组织

信息资源组织是指信息资源的有序化活动，包括对于信息资源有序化规律的认识，以及应用认识得来的规律从事有序化工作，即利用一定科学规则和方法，通过对信息外在特征和内容特征的描述和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用及信息的有效流通和组合。一般来说，对信息进行整序的方法有三种：分类法、主题法和数据库技术方法。

分类法是图书馆、科技信息部门组织信息的主要方法。分类就是按照事物的性质、特点、用途等作为区分的标准，将符合同一标准的事物聚类，不同的则分开的一种认识事物的方法。分类法是指将类或组按照相互间的关系，组成系统化的结构，并体现为许多类目按照一定的原则和关系组织起来的体系表，作为分类工作的依据和工具。在我国进行这项工作的主要依据是《图书馆图书分类法》，简称《中图法》。它是综合性的分类体系，主表共分22个大类，然后逐级细分，共有大小类目2万多个，涵盖了各类学科的内容，体系庞大。但是非文献信息部门的信息量相对来说小得多，综合性也不强，不能生搬硬套这种分类法。因此，在组织的信息资源整序过程中，只能参考这种方法的分类原则，而不应全盘照搬使用。

主题法就是以自然语言中的词语或规范化的词语作为揭示文献主题的标识，并以此标识编排组织和查找文献的排检方法。主题指文献所具体论述的对象和研究的问题，它以词语作为检索标识，按字顺排列，直观性强，也是一种普遍使用的信息组织方法。它不像分类法以学科体系为中心，而是利用词语来表达信息资源中论述的主题概念。用来表达信息内容的词语称为主题词。主题词不同于自然语言，它是将自然语言中的词语经过人工规范后的语言，即经过词汇控制的词语。主题法根据选词方法的不同可分为四种方法：标题法、法、单元词法和叙词法。

数据库（Database）是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库，它产生于距今约50年前，随着信息技术和市场的发展，特别是20世纪90年代以后，数据管理不再仅仅是存储和管理数据，而转变成用户所需要的各种数据管理的方式。数据库方法主要依靠二维表的方式，在表与表之间建立联系，达到快速检索和更新的目的。

信息整序是通过对信息的选择、组织和加工整理，把无序信息流转化为有序信息流的信息产品开发过程。这是一种专业性较强的工作，作为负责此项工作的人员，应掌握相应的图书分类及主题标引的方法并加以运用。同时，由于信息技术的日益普及，数据库技术已成为实现对信息有效存储和整序的重要手段。因而，掌握这方面的知识并学以致用，是非常重要的。

信息的存储是另一项重要的工作。相对于信息的搜集与整序而言，信息的存储较简单。信息存储是指通过多种形式记录和排序信息的过程。它包含三层含义：一是将所采集的信息按照一定规则记录在相应的信息载体上；二是将这些载体按照一定的特征和内容组织成系统有序的、可供检索的体；三是应用计算机等先进的技术和手段，提高信息存储的效率和利用水平。

4.2.2信息资源的利用

4.2.2.1信息资源检索

当今的世界是信息的世界，如何快速、有效地获取所需的信息显得尤为重要，因此信息资源检索是信息资源利用的关键性环节。检索包括手工检索和计算机检索。信息资源检索是查找出所需信息的行动。信息资源检索是指从以任何方式组成的信息资源中，查找特定用户在特定时间和条件下所需信息资源的过程。完整的信息资源检索含义还包括信息资源存储，它的实现过程一般分为两个部分：

（1）信息资源标引和存储过程。信息资源标引和存储是对大量无序的信息资源进行标引处理，使之有序化，并按科学的方法存储，形成检索工具或检索文档，即组织检索系统的过程。

（2）信息资源需求分析和检索过程。信息资源需求分析和检索是分析用户的信息需求，利用已组织好的检索系统，按照系统提供的方法与途径检索有关信息资源，即检索系统的应用过程。

4.2.2.2信息资源的传播和服务

信息资源传播是将信息资源传递给受众的性活动。信息资源服务是信息管理活动的出发点和归宿，是信息管理学研究的重要内容和领域，是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动。信息资源服务活动通过研究用户、组织用户、组织服务，将有价值的信息资源传递给用户，终帮助用户解决问题。从这一意义上看，信息资源服务实际上是传播信息资源、交流信息资源、实现信息资源增值的一项活动。从广义上说，信息资源服务涵盖了整个信息工作内容，包括信息资源的搜集、整理、存储、加工、传递、提供和利用等各项活动，信息资源服务本身也是在进行信息资源传播。

信息资源传播和服务的性质与范围因信息资源管理机构在传播过程中所处的位置而异。广播、电视等单位处于一级传播位置，其信息资源的传播多在大空间中进行传播，他们可以在瞬时间内将信息传播给广阔空间中的众多用户，因此可称之为空间传播。互联网也是一级传播，虽然其传播方式大多是通过线缆的方式进行传播，但是由于其传播范围广，也属于一级传播。图书馆、档案馆等单位则处于二级传播位置，它们的传播空间有限，只能将系统存储的信息资源传播给一定空间中的未来用户，即不能达到即时共享的目的，因此可称为时间传播。

一般而言，信息资源传播和服务可以认为是信息资源管理机构面向和市场的窗口。信息资源管理活动的效益和价值也要通过传播和服务来体现。例如可以通过图书报刊的发行量、图书馆藏书的利用率、电视节目的收视率、互联网的点击率和访问率等对信息资源传播和服务的效果进行衡量，同时也间接体现了信息资源管理活动价值。从用户角度考虑，信息资源传播和服务过程也就是用户对信息资源的利用过程，这个过程通常又体现为信息资源消费与生产的统一。

信息资源传播和服务的方式大体可分为三种类型：一是信息资源提供服务，即基于信息检索的传播和服务；二是信息资源咨询服务，即基于信息资源开发的传播和服务；三是网络信息资源提供和开发服务，主要基于现代信息网络技术的网络信息资源提供和开发服务。

信息资源提供服务是信息资源检索过程的逻辑延伸，没有信息资源检索也就谈不上信息资源提供的服务。信息资源提供服务是基本的信息资源传播和服务方式，它是在基本不改变所采集或存储的信息资源的形态下，有选择地为用户提供信息资源和服务。归纳起来，信息资源提供服务大约有以下形式：①文献服务；②图书、报纸和杂志的出版发行；③图书、或档案展览；④图书馆藏书的外借和阅览；⑤档案的开放和提供利用；⑥广播电视节目的播放。

信息资源咨询服务是在信息资源提供服务的基础上发展起来的一种传播和服务方式，其前提是信息资源的开发，其实质是信息资源开发活动向市场的延展。它的基本特点是通过改变所采集或存储的信息资源的形态和内容，以产出新的信息产品。信息资源咨询服务的表现形式主要有：①信息预测服务；②出版发行书目服务；③报刊论文索引服务；④图书、档案馆藏线索咨询服务；⑤事实、数据咨询服务；⑥定题、定向情报服务；⑦科研项目服务；⑧用户教育服务。

网络信息资源提供和开发服务是以计算机硬件和通信设备为依托，以应用软件为手段，以数据库信息资源为利用对象。因此，这种信息资源服务是建立在现代信息技术的基础上的。这种服务的优势在于：一方面将信息资源提供服务和信息资源咨询服务统一起来服务于大众；另一方面又有助于限度地实现个别化服务。它的主要形式有：①用户电子；②用户点播服务；③电子函件；④电子公告板服务；⑤联机公共目录查询服务；⑥远程检索服务；⑦远程电视会议服务；⑧图文信息电视广播服务；⑨电子出版物和电子杂志的发布。

信息资源的传播和服务是连接信息资源管理机构和信息市场的重要活动。从是否有偿或部分有偿的情况来看，信息资源的传播和服务分无偿与有偿两种方式。一般而言，信息资源提供服务多采取无偿服务方式，信息资源咨询服务和网络信息资源服务则多采取方式。

信息资源传播和服务的目标是根据用户的需求，提供用户需要的信息资源生产或信息资源消费所需的各种信息资源和服务。因此，信息资源既可以作为消费资料为终用户服务，也可以作为生产资料形成新的信息。作为消费资料，信息资源在被用户消费的同时，为用户增加了信息资源储备以及相应的产值；作为生产资料，信息资源被用户作为生产信息甚至“原材料”投入信息再生产过程，以形成新的信息资源，这将是新一轮信息资源管理过程的起点。信息资源传播和服务就是这样通过影响用户进而影响，它肩负着实现信息资源管理活动价值的使命，同时也维系着信息资源管理过程的动态平衡。